Destrucción de documentos

La Política de retención y destrucción de documentos identifica las responsabilidades de retención de registros del personal, los voluntarios, los miembros de la Junta Directiva y otros de la NFID para mantener y documentar el almacenamiento y la destrucción de documentos y registros de la NFID.

El personal, los voluntarios, los miembros de la Junta Directiva, los miembros del comité y otros miembros (contratistas independientes a través de acuerdos) de la NFID deben cumplir con esta Política y cumplir con las siguientes reglas:

un. Los documentos impresos o electrónicos indicados en los términos de la retención en las siguientes secciones serán transferidos y mantenidos por el personal adecuado;

b. Todos los demás documentos pueden eliminarse de todas las computadoras individuales, bases de datos, redes, almacenamiento de respaldo y archivos en papel después de 1 años;

c. No se destruirá ni eliminará ningún documento impreso o electrónico si es pertinente para cualquier investigación o procedimiento gubernamental en curso o anticipado o litigio privado (consulte con el asesor legal o la gerencia de la NFID por cualquier litigio actual o previsto si los empleados no han sido notificados); y

d. No se destruirá ni eliminará ningún documento impreso o electrónico según sea necesario para cumplir con las normas de auditoría gubernamental.

e. Se prohíbe la alteración, el uso o la divulgación no autorizados de un Registro. Cualquier persona que falsifique o altere de manera inapropiada un Registro, o elimine, use o divulgue un Registro sin autorización, puede enfrentar medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

f. Todos los registros siguen siendo propiedad de la NFID y no se pueden tomar al finalizar el empleo.

g. Los registros confidenciales se mantendrán, controlarán y protegerán de forma segura para evitar el acceso o la divulgación no autorizados. El uso o la divulgación no autorizados de un registro confidencial puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden incluir la terminación del empleo.

h. El método apropiado de destrucción depende de la forma física o el medio del Registro y del tema o contenido. Los registros destruidos no deben colocarse en contenedores de basura o reciclaje sin seguro. Los registros impresos se redactarán o triturarán y los registros electrónicos se destruirán o borrarán.

El incumplimiento de esta Política puede someter a la NFID y a las personas que representan a la organización a graves responsabilidades civiles y/o penales. El incumplimiento por parte del personal de esta Política puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido. La NFID se compromete a hacer cumplir esta Política en la medida en que se aplica a todas las formas de Registros. Cualquier violación debe ser reportada inmediatamente a la dirección de la NFID. La NFID prohíbe cualquier forma de disciplina, represalia, intimidación o represalia por reportar incidentes de conducta inapropiada de cualquier tipo, presentar cualquier reclamo de destrucción de registros o cooperar en investigaciones relacionadas.

Definiciones

a. Registros. Cualquier tipo de información creada, recibida o transmitida en el curso ordinario de los negocios de la NFID, independientemente del formato o soporte físico, incluidos, entre otros, documentos, correspondencia, actas de reuniones, memorandos, informes, contratos, recibos, solicitudes, facturas, libros mayores, estados financieros, planos, gráficos, mapas, dibujos, diapositivas de presentación, fotografías, páginas de sitios web, grabaciones de audio o video. y microfilm. Los registros no incluyen materiales o información que no tengan valor para la NFID o que sean de corta duración (como notas personales informales o publicaciones, diarios comerciales o revistas no editadas o distribuidas por la NFID). Dichos materiales no constituyen Registros, no están cubiertos por esta Política y deben desecharse de forma rutinaria cuando su utilidad haya terminado.

b. Registros electrónicos. Los documentos electrónicos se imprimirán y almacenarán como pruebas tangibles o se descargarán en un archivo informático y se conservarán electrónicamente o en un disco como archivo separado.

c. Correo electrónico. El correo electrónico es un sistema de comunicación, no un sistema de gestión de registros por derecho propio. Los mensajes de correo electrónico (y los datos adjuntos) deben revisarse para determinar si contienen un valor comercial o legal significativo que justifique su retención. Si el correo electrónico califica como un registro en papel, entonces el correo electrónico (y cualquier archivo adjunto) debe conservarse durante el período de retención aplicable, ya sea en papel o de una manera aprobada electrónicamente. Los remitentes y receptores de mensajes de correo electrónico deben determinar si un correo electrónico califica como un registro y, en consecuencia, si deben guardar o eliminar un correo electrónico que no califica como un registro.

d. Investigaciones. Es ilegal que cualquier persona altere, destruya, mutile, oculte, encubra o falsifique a sabiendas cualquier Registro con la intención de impedir, obstruir o influir en la investigación o administración de cualquier asunto dentro de la jurisdicción de un departamento o agencia federal o estatal o cualquier procedimiento de bancarrota. El personal que sea informado por la dirección de la NFID sobre una investigación o auditoría, o que se entere de una de forma independiente, debe separar inmediatamente el Registro en cuestión y no debe, bajo ninguna circunstancia, alterar, destruir, mutilar o falsificar el Registro.

e. Registro original. Por lo general, un registro consta de una sola copia. Las copias duplicadas de los registros creados como referencia a corto plazo deben desecharse después de que ya no se utilicen.

Retención de registros

En la siguiente tabla* se indican los requisitos mínimos y se proporciona a título orientativo. Además, es posible que las asignaciones federales y otras subvenciones gubernamentales estipulen un período más largo que el exigido por otros requisitos legales.

Documentación de Educación Médica Continua (CME)

Las siguientes declaraciones sirven como pautas para la retención de archivos (impresos y electrónicos) relacionados con las actividades de CME, según lo indicado por el Consejo de Acreditación para la Educación Médica Continua (ACCME).

Registros de asistencia/participación: La NFID debe poder verificar la participación de los asistentes a las actividades educativas acreditadas por la NFID durante 6 años a partir de la fecha de la actividad. Para cumplir con este requisito, la NFID requiere que se guarde una lista de registro final y cualquier otra documentación de asistencia o registro durante un período de 6 años a partir de la fecha de la actividad.

Documentación de la actividad: Se deben conservar los archivos y registros de actividad de todas las actividades de educación continua realizadas durante el período de acreditación actual o durante los 12 meses anteriores, lo que sea más largo. La NFID es responsable de cualquier queja o consulta recibida por la ACCME sobre una actividad de la NFID durante 12 meses a partir de la fecha de la actividad.

*Adaptado del National Council of Nonprofits

 

Actualizado el 2024 de diciembre